Beschaffungs- und Vergaberichtlinie der Studierendenschaft der HAW Kiel (VergabeR)

§ 1 Anwendungsbereich

(1) Diese Richtlinie ist auf alle Beschaffungs- und Einkaufsvorhaben anzuwenden, welche im Einzelfall den Betrag von 25.000 Euro nicht überschreiten.²Eine Einzelausgabe, welche den Betrag nach Satz 1 überschreitet, ist im Zweifelsfall als Vergabe anzusehen.

(2) Bei Beschaffungsvorhaben, welche den Betrag nach Absatz 1 Satz 1 überschreiten, ist durch die*den Antragsteller*in darzulegen, wie die Vergabe erfolgen soll und dass der vorgeschlagene Weg mit dem schleswig-holsteinischen Vergaberecht vereinbar ist.²Auf das Vorliegen von Satz 1 ist durch die*den Antragsteller*in bei Antragstellung hinzuweisen.

(3) Der*dem Antragsteller*in steht es frei, von den Regelungen dieser Richtlinie mit entsprechender Dokumentation der Begründung abzuweichen.²Eine Abweichung nach Satz 1 ist durch das Studierendenparlament zu genehmigen; § 27 der Finanzsatzung gilt entsprechend.

§ 2 Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb

(1) Vergaben werden als Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb nach den Vorschriften dieses Paragrafen durchgeführt, soweit nicht die Voraussetzungen der §§ 3, 4 vorliegen.

(2) Die*der Antragsteller*in definiert die gegebenenfalls erforderlichen Bewerbungsbedingungen sowie die Leistungsbeschreibung sowie den maximalen Betrag der Vergabe (Vergabekriterien).²Soweit erforderlich, holt die*der Antragsteller*in die erforderlichen Beschlüsse und Genehmigungen ein; der nach Satz 1 definierte maximale Betrag ist für die Grenzwerte der Finanzsatzung maßgeblich.³Zur Festlegung des maximalen Betrags kann die*der Antragsteller*in eine Markterkundung durchführen.

(3) Die*der Finanzreferent*in des Allgemeinen Studierendenausschusses fungiert als zentrale Vergabestelle der Studierendenschaft.²Bis zu einem Betrag von 2.500 Euro führt die*der Antragsteller*in das Vergabeverfahren selbst durch, soweit nicht das Studierendenparlament im Einzelfall etwas anderes entscheidet.

(4) Die nach Absatz 3 zuständige Vergabestelle fordert nach Festlegung und Genehmigung der Vergabekriterien nach Absatz 2 mindestens drei geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebots auf.²Bis zu einem Betrag von 2.500 Euro kann die Vergabestelle bei Massenprodukten statt eines Angebots auch eigenständig Aufzeichnungen der tagesaktuellen Preise anfertigen und diese für die Vergabe anstelle des Angebots dokumentieren.³Die Vergabestelle soll zwischen den aufgeforderten Unternehmen wechseln.

(5) Die nach Absatz 3 zuständige Vergabestelle erteilt nach den definierten Vergabekriterien den Zuschlag.²Sie darf den Zuschlag nur erteilen, wenn die zwingenden Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt sind und der maximale Betrag nicht überschritten wird.³Mit der Zuschlagserteilung darf die*der Antragsteller*in die Beschaffung vornehmen.

(6) Die Dokumentation des durch die*den Antragsteller*in selbst als Vergabestelle durchgeführten Vergabeverfahrens ist der Auszahlungsanweisung beizulegen.²Sie ist stichprobenartig sowie bei Häufung fehlerhafter Vergaben immer durch den Allgemeinen Studierendenausschuss zu prüfen.

§ 3 Direktauftrag

Bis zu einem Betrag von 150 Euro darf die Vergabestelle abweichend von § 2 Absatz 4 und 5 unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit die Leistung direkt beschaffen.²§ 2 Absatz 4 Satz 3 gilt entsprechend.

§ 4 Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb

(1) Bei konzeptionellen oder innovativen Leistungen sowie aufgrund konkreter Umstände, welche eine Vergabe ohne Verhandlung nicht möglich oder nicht wirtschaftlich machen würde, darf die Vergabestelle abweichend von § 2 Absatz 4 die Leistung im Wege der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb vergeben.²§ 2 Absatz 4 Satz 3 gilt entsprechend.

(2) Bei einer Verhandlungsvergabe darf die Vergabestelle über die abgegebenen Angebote verhandeln.²Der Zuschlag darf nur einem Angebot erteilt werden, welches die vorab definierten Minimalanforderungen erfüllt.

§ 5 Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

Bei Aufträgen ab 2.500 Euro kann, ab 10.000 Euro muss die Vergabestelle abweichend von § 2 Absatz 4 eine Öffentliche Ausschreibung oder eine Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb durchführen.²Näheres regelt die Schleswig-Holsteinische Vergabeverordnung.

§ 6 Laufzeiten

(1) Bei Vergaben mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr oder bei Fachschaftsvertretungen von mehr als sechs Monaten (Langzeitverträge) sind die Vorgaben dieses Paragrafen zu beachten.

(2) Für Langzeitverträge ist eine feste Dauer von maximal vier Jahren vorzusehen.²Es darf eine Verlängerungsoption zweimal um je ein Jahr vorgesehen sein.

(3) Sieht der Vertrag eine Möglichkeit zur Preisanpassung durch den Auftragnehmer vor, ist bei einer Preissteigerung ein neues Vergabeverfahren durchzuführen.²Auf eine Neuvergabe kann verzichtet werden, wenn dies wirtschaftlich ist.

(4) Wird der Vertrag unbefristet abgeschlossen, ist nach Ablauf von vier Jahren eine Neuvergabe durchzuführen.²Die Neuvergabe kann zweimal um je ein Jahr verschoben werden.

§ 7 IT-Dienstleistungen

(1) Die Beschaffung von Softwareentwicklung, Softwarebetrieb und Software-as-a-service-Dienstleistungen (IT-Dienstleistungen) regelt sich nach diesem Paragrafen.

(2) Die Entwicklung von Individualsoftware ist eine konzeptionelle Leistung im Sinne des § 4 Absatz 1.

(3) Software, welche durch Gelder der Studierendenschaft finanziert wird, soll vertraglich der Studierendenschaft gehören.²Sie ist durch die Studierendenschaft unter der European Public License als freie Software zu veröffentlichen.

(4) Die Studierendenschaft soll berechtigt sein, die Qualität und Sicherheit der Software durch eigene Tests zu prüfen.²Der Auftragnehmer soll die Studierendenschaft ermächtigen, Überprüfungen der Software durchzuführen oder durch Dritte durchführen zu lassen.

(5) Der Auftragnehmer soll die Software auf Sicherheitslücken überprüfen und diese unverzüglich beseitigen.²Sicherheitslücken, welche in den ersten zwei Jahren nach Fertigstellung erkannt werden, soll der Auftragnehmer auf eigene Kosten beseitigen.

(6) Bei der Vergabe ist darauf zu achten, dass ein Wechsel des Auftragnehmers und der zugrundeliegenden Software später möglich ist.²Der Betrieb und die Weiterentwicklung einer Individualsoftware muss durch andere Auftragnehmer als den ursprünglichen Auftragnehmer und mit ihm verbundene Unternehmen möglich sein.³Open-Source-Software ist bevorzugt zu berücksichtigen.

(7) Die Entwicklung und der Betrieb einer Software sind in der Regel als separate Lose auszuschreiben.²Auf die Teilung kann verzichtet werden, wenn dies aufgrund der geringen Beträge nicht wirtschaftlich erscheint.